Hay que tratar siempre de tener los espacios, el mobiliario y los sistemas adecuados para cada actividad. Hay que separar las actividades que convenga separar. En este renglón nos aparece de nuevo el círculo virtuoso de la profesionalización: formas muy profesionales de hacer las cosas, inspiran confianza en los posibles donadores, lo cuál nos produce más donativos. Con más donativos podemos conseguir elementos y sistemas más profesionales de operar; lo cuál a su vez, nos ayuda a obtener nuevos donativos. Veámoslo con un ejemplo: en nuestra casa hogar, conseguimos el apoyo de personas con Maestría en Desarrollo Humano, para diseñar un “Modelo Educativo” muy profesional. Además de servirnos para educar mejor a nuestros niños, nos ha ayudado a obtener más donativos, porque es algo que las empresas y las fundaciones ven con buenos ojos; lo cuál a su vez, los motiva a destinar recursos para apoyar nuestros nuevos proyectos.

Tener un sistema muy profesional de reclutamiento es indispensable. Por desgracia, organizaciones como las nuestras, atraen a personas quizás de buena voluntad, pero con problemas de personalidad de los que ni ellos mismos están muy conscientes. Con el paso del tiempo, estos problemas tienden a aflorar y surgen los cotos de poder y los conflictos entre el personal. A menudo las personalidades más duras terminan quedándose con el control y por eso es triste ver casos en los que al frente de un asilo, o de una escuela, una casa hogar, una fundación, etc., encontramos una persona muy dominante, controladora, impositiva y falta de caridad. Nuestras asociaciones son muy vulnerables a la infiltración de personas con buena apariencia pero con problemas internos serios, que luego son el origen de casos de maltrato, de abuso y hasta pederastia. El consejo es que te apoyes con empresas de reclutamiento profesionales; y que establezcas esquemas de supervisión y de vigilancia muy eficientes, que te permitana detectar a este tipo de personas y eliminarlas de inmediato de tu institución.

Un elemento básico en la profesionalización es el establecer un sistema de medición de los avances y mejoras (o retrocesos) que se van logrando en cada área. Cada equipo de trabajo o departamento, debe fijar los objetivos y las metas que desea lograr a un mes, a tres meses, a un año, a tres años. Al final del período, cada persona y cada supervisor con su equipo, miden los resultados obtenidos y el desempeño de cada persona. Revisan las metas para el siguientes período y de ser necesario, las cambian o las ajustan. Esto es parte del Programa de Mejora continua, que toda asociación que quiera ser “profesional”, debe tener.

12.- UNO DE LOS ERRORES MÁS COMUNES

Es bastante frecuente, que al frente de una Institución, encontremos una persona muy activa y muy eficiente, que se encarga "de todo". Por eso, en forma cariñosa y con un poco de humor, decimos que es: “el todólogo”. Es alguien que lo mismo consigue donativos que lleva las cuentas, hace las compras, realiza labores en la casa, resuelve los problemas que se presentan, atiende a las visitas, da consejos, va al banco, receta al que se siente mal... etc, etc, y por lo general; termina el día: “al borde del sepulcro” ... ¿te suena familiar?

El ser todólogo es una prueba de mucha generosidad, esfuerzo, trabajo y amor a la camiseta. Seguramente es algo que se debe reconocer y con toda certeza; admirar. Pero por desgracia, también es lo contrario de "profesionalización" porque es algo que impide el trabajo en equipo. Por eso, es un error que nos conviene evitar, si queremos cumplir bien nuestra Misión.

Si tú eres un líder “todólogo”, la gente que se acerque a ti queriéndote ayudar, lo hará por un tiempo y luego se empezará a alejar. Así, volverás a quedarte solo, con mucho más trabajo que tú, el todólogo, tendrá que hacer. Dales su espacio, permíteles que se equivoquen, que aprendan, que hagan las cosas a su manera y que tomen sus propias decisiones (claro; si no van contra la Misión o las normas del Manual de Operaciones). Eso te permitirá ir formando un equipo. El trabajo en equipo, es el esquema profesional por excelencia.

No debemos caer en la trampa de creer que “nosotros hacemos de todo, porque no hay quien haga las cosas”. Si nos creemos eso; estamos en una trampa que no nos dejará salir del error. La solución es buscar alguien que se dedique única y exclusivamente a Procuración de Fondos y a nada más. O bien, hacer nosotros esa labor, pero desligarnos de todo lo demás. Con un trabajo muy profesional de un equipo de Procuración de Fondos, obtendremos recursos para contratar personas que hagan las demás actividades. Pero siempre hay que tener actividades bien definidas para cada persona y evitar a toda costa, esa tradición nacional del “todólogo”, que tanto nos encanta y nos impide crecer.